U heeft een verdenking van diefstal, maar zonder ‘harde bewijzen’ begint u niets. Hoe werken Resultsplus en SecMan (beveiliging) samen om de onderste steen boven te krijgen? Niet alles is geoorloofd. Het begint met rekenen. Vaak wordt ook een jurist in het onderzoek betrokken. In een slagerij is de beoordeling van de brutowinstmarge niet altijd eenvoudig. Een gemiddelde zegt niet alles, zo kwam ik tot de ontdekking.
Belangrijk is de ‘ínsturing’. Dit betekent dat op basis van calculatie wordt vastgesteld wat de brutowinstmarge zou moeten zijn. De meeste slagerijen hebben dezelfde pijlers in het assortiment. Voegt u echter kaas toe aan het assortiment, dan heeft dat invloed op de marge. De omzetsamenstelling en omzetverdeling zijn dus niet overal gelijk. De één doet meer in kant-en-klaar, de ander meer in catering. Dit geeft afwijkingen op het gemiddelde. Wat dat betreft, is dus de ‘ínsturing’ de basis van de beoordeling en is het gemiddelde geen juiste maatstaf.
Iedereen beschikt over een kassa of weegschaal die mogelijkheden biedt om inzicht te krijgen in het aantal verkochte producten en kilo’s. Door dit te koppelen aan de calculatie van een product, wordt duidelijk wat de brutowinstmarge zou moeten zijn. Hoewel het volgens mij weinig wordt gedaan, is het nuttig dit ook eens met collega’s te vergelijken (benchmarking). Als duidelijk is wat de brutowinstmarge in uw geval zou moeten zijn, volgt de vergelijking met de werkelijkheid. We hebben daar als bedrijfseconomen een mooie term voor: ‘De vergelijking tussen SOLL en IST’. Komt u er zelf niet uit, neem dan contact met mij op, dan gaan we samen aan de slag. Een afwijking van meer dan 3 of 4 procent zou aanleiding moeten zijn verder onderzoek te doen.
Contant geld vormt de achilleshiel in het gehele proces. Sommige medewerkers kunnen de verleiding niet weerstaan om een greep in de kassa te doen. Vaak gaat dat zeer geraffineerd door correctieboekingen, of ‘medeplichtigen’ te veel geld of goederen mee te geven. In de bakkerij heeft de softwareleverancier van de kassa’s een speciaal fraudedashboard ontwikkeld. Hiermee is precies te volgen wat er op de kassa gebeurt. Correcties op plaatsen waar je het niet verwacht, worden zichtbaar gemaakt. Mocht er in uw geval een gerede verdenking zijn, dan is het zinvol om uw kassaleverancier te vragen of hij in staat is u hiermee te helpen. Deze analyses maken patronen zichtbaar, maar een patroon is nog geen bewijs. Als er vreemde afwijkingen op het gebruik van de kassa worden geconstateerd, is het zaak hier actie op te zetten. De ervaring leert namelijk, dat zoiets niet vanzelf overgaat. Meestal begint het met kleine bedragen, maar als de medewerker merkt dat het niet in de gaten loopt, zullen de bedragen op termijn groter worden. Zoiets kan jaren aan de gang zijn en tot aanzienlijke schade leiden.
Bewijs verzamelen
U heeft bewijs, maar wat is nu de volgende stap? Is er vast te stellen wat de omvang is van hetgeen is weggenomen? Hoe lang is dit al aan de gang?
In een volgend artikel werk ik deze problematiek verder uit. Op de website van Resultsplus kunt u meer vinden over dit onderwerp.