Elke onderneming moet een administratie bijhouden. Die moet zodanig zijn, dat de fiscus eruit kan opmaken hoeveel belasting is verschuldigd. Hoe uitgebreid de administratie moet zijn, is afhankelijk van de omvang en soort van de onderneming. Zo gelden voor een kleine onderneming andere eisen dan voor een groot en complex bedrijf.
De aan die administratie ten grondslag liggende stukken moeten ten minste 7 jaar bewaard worden (en sommige gegevens nog langer). Dat kan nog wel eens een behoorlijke aanslag op uw archiefruimte zijn. Met name met de stand van de huidige automatisering, komt regelmatig de vraag aan de orde of niet volstaan kan worden met een digitale administratie.
In principe is het zo dat u basisgegevens (verkoopfacturen e.d.) altijd moet bewaren, ook al heeft u de inhoud van de gegevens in een digitaal systeem verwerkt. De controle van de basisgegevens (onder andere de authenticiteit van deze gegevens) is voor de fiscus van groot belang, zodat deze gegevens zeven jaar bewaard moeten blijven.
U kunt wel afspraken maken met de Belastingdienst over het detailniveau waarop u deze gegevens moet bewaren. Basisgegevens zijn bijvoorbeeld:
• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de voorraadadministratie
• de loonadministratie
Converteren
De Belastingdienst staat conversie van papieren gegevens naar digitale gegevens toe (via scannen, of overzetten op microfiches), maar alleen onder voorwaarden (o.a. moet u aandacht besteden aan het behouden van echtheidskenmerken zoals briefhoofden en logo’s). De balans en verlies- en winstrekening moet u ook altijd op papier beschikbaar houden.
Kassabonnen
Twijfelt u bij bepaalde stukken of dit basisgegevens zijn die u moet bewaren (bijvoorbeeld kladaantekeningen e.d.), of wilt u weten of u kunt volstaan met het converteren van bestanden, dan kunt u het beste vóóraf met de Belastingdienst contact opnemen en deze afspraken schriftelijk laten bevestigen.
Kassabonnen en kassarollen vormen in het algemeen een onderdeel van de administratie waarvoor een bewaarverplichting geldt. Doorgaans zijn de kassa’s aangesloten op een computer die de transactie ook digitaal registreert. De vraag was of de papieren kassabonnen dan toch bewaard moeten blijven. De staatssecretaris heeft recent aangegeven dat dit niet nodig is. Digitale opslag volstaat. Daarbij is van belang dat de (digitale) administratie toegankelijk is en binnen een redelijke termijn raadpleegbaar is voor een eventuele controle door de Belastingdienst.
drs. P.H. Eenhoorn
BDO CampsObers Belastingadviseurs
